LÀM MỤC LỤC SÁCH BẰNG WORD 2003 -2007

LÀM MỤC LỤC SÁCH BẰNG WORD 2003 -2007
 
  Làm mục lục (Table of Contents = TOC) cho các tập sách chỉ mươi chương hay mục con thì đơn giản, chỉ việc cópy đầu đề dán ra một mục riêng, đánh số trang cho nó là xong. Nếu một tập thơ hàng mấy trăm trang, một tập sách như "Mười vạn câu hỏi tại sao" mà mỗi quyển sách ấy có hàng trăm bài thơ, hàng trăm câu hỏi, làm mục lục tra cứu cho từng bài thơ, từng câu hỏi theo cách thủ công này thì mất nhiều thời gian lắm. Chương trình xử lí văn bản Microsoft Word có trang bị nhiều phương pháp làm mục lục và danh lục (index) nhanh, tiện lợi cho cả tiếng Anh và tiếng Việt. NL đã làm theo HD của Word có kết quả, ghi lại đây để khỏi quên, ai cần thì dùng đỡ tìm hiểu mất công.
 
I. LÀM MỤC LỤC CHO SÁCH CHỈ GỒM 1 FLIE
 
    Thao tác với Sách chỉ gồm 1 file thì đơn giản nhưng sách dày gồm nhiều hình ảnh mà làm trong 1 File duy nhất sẽ nặng tải, thao tác chậm, nếu máy tính cấu hình yếu dễ bị treo.
   Có hai cách làm mục lục: Dựa theo Phân mức (level) của đầu đề (đề mục – Heading) và dựa theo định dạng (Style) đầu đề (đề mục) để làm mục lục (Table of Contents = TOC). Xin ghi lại đây cả hai cách để ai thích kiểu nào, làm theo kiểu đó.
 
A. LÀM MỤC LỤC THEO PHÂN CẤP ĐỀ MỤC
 
Quy trình tóm tắt: Đặt phân mức (level) đề mục theo chế độ màn hình "Tổng quan" (Outline View). Theo phân mức đầu đề (heading) đã đặt trước, thực hiện Mục lục và cập nhật mỗi khi có thay đổi trong tài liệu gốc.
Các bước thực hiện: 
1. Phân mức đầu đề trong chế độ "Tổng quan" (Outline View):
   a) Cả Word 2003 và 2007 đều có thể mở chế độ Outline ở menu View trên thanh Menu (Ribbon 2007) và mở nhanh trên thanh tác vụ word phía cuối cửa sổ màn hình word khi nhấn vào biểu tượng của nó, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+O. Chờ cho màn hình Outline hiện ra, đặt chế độ Outline Tools ở chế độ sau:
   Show Level :  All Levels
   Show Text Formatting: mở (nhấn cờ)
   Show First Line Only  : Mở (nhấn cờ).
Văn bản hiện ra mỗi đoạn (paragraph) chỉ có một dòng. Hãy chọn toàn bộ văn bản (con chỏ đặt trong cửa sổ văn bản, nhấn Ctrl + A). Nhấn Ctrl + Shift +N để đặt toàn bộ văn bản về mức (level) Body. Sau đó chọn các đề mục (thường là đầu đề bài thơ, tiêu đề của đoạn văn…) cần đưa vào mục lục để chuyển nó thành mức (level) 1 hay 2 nhờ phím tắt Alt + Shift +  (Nhấn một lần, đề mục lên ngay mức 1; Nếu muốn đưa về mức 2 thì nhấn Alt + Shift + →).  Đây là công việc mất nhiều thời gian nhất vì phải đưa từng đề mục lên mức 1 (2). Đưa xong tất cả các đầu đề lên mức 1 (2) thì chuyển sang màn hình quan sát in (Print View) để xem lại việc chuyển mức có ảnh hưởng gì đến định dạng văn bản hay không;  Khi cần thì sửa chữa những thay đổi không mong muốn âý cho phù hợp với định dang văn bản ta đã đặt.)
b) Chèn Mục lục: – Đưa Đặt con chỏ chuột ở nơi ta định chèn mục lục toàn cuốn sách vào đó (cuối sách, nơi đề sẵn đầu đề MỤC LỤC hoặc trên một file khác nếu thích.
   – Nhấn phím lệnh References trên ribbon (2007) hoặc menu lệnh Insert trên thanh menu (word 2003). Chọn lệnh Table of Contents, bảng lựa chọn Mục lục hiện ra:     

Photobucket

Hãy chọn cách thể hiện mục lục : Mục lục với Một mức, hai mức hay 3 mức đầu đề, mục lục có kèm số trang hay không, cách dẫn nối số trang theo mẫu có sẵn trên bảng lựa chọn, cách trình bầy số trang (thẳng hàng bên phải, đánh số ngay say đầu đề …) . Thực hiện chọn xong có thể nhấn OK để kết thúc quá trình chèn mục lục nếu thấy không cần thiết lựa chọn bổ sung (Option) hay cải biến (Modify…) cách trình bày mục lục đã có.   
 Cập nhật mục lục: Mục lục làm xong có thể có thay đổi trong văn bản (đầu đề, nội dung bài do đó thay đổi số trang) phải cập nhật trước khi xuất nó cho sử dụng (in ấn, sao chụp). Để cập nhật mục lục, hãy đặt chuột bên lề bên trái của mục lục và nhấn chuột phải để có bảng lựa chọn cập nhật theo yêu cầu.
 

B. LÀM MỤC LỤC THEO CÁCH TRÌNH BÀY ĐẦU ĐỀ  (ĐỀ MỤC).
   Thực hiện theo phương pháp này phải thống nhất trình bày đầu đề (đề mục) theo một cách nhất định (ví dụ tất cả đầu đề dùng một kiểu phông chữ giống nhau với cỡ phông và màu phông như nhau. Không thể trình bày mỗi đầu đề (tên bài thơ chẳng hạn) theo nhiều kiểu như làm mục lục theo mức đề mục. Kiểu trình bày được đặt tên nào đó khi nhấn vào phím Modify… của bảng trên.

Free Image Hosting at www.ImageShack.us

Khi cải tiến cách trình bày (Modify Style), người dùng nhấn vào phím Modify để đặt lại các lựa chọn cho cách trình bày đầu đề (font, cỡ font, màu font…) và phím tắt đặt cho kiểu trình bày này. Khi đã đặt tên cho cách trình bày đầu đề cải tiến thì lập mục lục theo tên của cách trình bày đó. Ví dụ: Mẫu xác đinh cách trình bày TOC1 làm Style để lập mục lục, sau khi đổi tên khác (ví dụ tên THO1) thì mục lục phải xác định theo Style THO1 này.
Phương pháp lập mục lục theo Style không đòi hỏi các đầu đề phải có mức (level) đầu đề giống nhau, thậm chí không cần lập mức đầu đề như trường hợp 1. Các dòng chữ (tên bài thơ chẳng hạn) muốn được đưa vào mục lục chỉ cần dán cho nó cách trình bày đã định tên. Cách dán rất đơn giản: Copy định dạng của Style làm mục lục (TOC) bằng cách chọn rồi nhấn phím Ctrl + Shift + C, sau đó chọn mục nào cần đưa vào mục lục, nhấn Ctrl + Shift +V để dán định dạng đó. Khi đã có định dạng được xác định làm mục lục thì nó sẽ được chèn vào bảng mục lục nếu ta thực hiện nó.

Free Image Hosting at www.ImageShack.us

Hình 3: Đặt tên cho Style với các đặc điểm tự xác định để các đoạn câu có style này làm mục lục.

Cũng có một cách đơn giản để lập đầu đề theo cách trình diễn (style): Đặt phím tắt cho cách trình diễn được chọn làm đầu đề (đề mục) theo phương pháp sau:

– Nhấn vào phím "Format" ở góc trái dưới cùng của bảng Modify Style (hình trên), chọn lệnh Shortcut key.

– Đặt con chỏ chuột vào ô text "Press new Shortcut key" và chọn bộ phím tắt hoặc phím tắt đơn bằng cách gõ vào bàn phím, bộ phím tắt sẽ hiện lên trên ô text này. Nhấn phím Assign, nếu trên ô text "Current key" hiện lên tên bộ phím tắt ta đã gõ và hiện ở ô text "Press new Shortcut key" thì có nghĩa là máy đã chấp nhận bộ phím tắt này. Sau này chỉ cần chọn đầu đề và nhấn bộ phím tắt này thì đầu đề ấy đã được ghi nhận để xếp mục lục cho sách. Làm quyển sách khác có thể đặt lại Style và bộ phím tắt khác. Cách này người làm phải nhớ phím nào sẽ dùng, không nên lẫn lộn. Đây là một cách mà dân chế bản thường gọi là "đã đặt thẻ".  

Free Image Hosting at www.ImageShack.us

Hình 4: Bảng "Đặt phím tắt theo ý người làm" (Customize Keyboad).

II. LÀM MỤC LỤC CHO SÁCH GỒM NHIỀU FLIE
 
 Mục luc cho sách gồm nhiều file được thực hiện theo 2 cách:
1. Làm mục lục cho từng file rồi copy các mục lục thành phần dán vào cuối sách theo thứ tự các file tạo thành sách. Làm cách này không được cập nhật mục lục tổng. Phải xoá các cờ cho phép cập nhật mục lục khi in (Phần Option trong bảng lệnh in). Cập nhật mục lục toàn bộ sẽ dẫn đến thông báo sai ở các mục lục thành phần.
2. Lập tài liệu mẹ (Master document) : Lập một tài liệu mẹ gồm tất cả các file thành phần của tập sách, tài liệu này chỉ chứa các đường link tới các file thành viên của tập sách. Đánh số trang cho toàn tài liệu và lập mục lục cho toàn tài liệu (sách) đã có. Mục lục này có link tới tất cả các file thành viên nên cập nhật thường xuyên mà không bị lỗi. Sẽ có bài đăng về cách lập tài liệu mẹ trong Word.
Advertisements
Bài này đã được đăng trong Máy vi tính. Đánh dấu đường dẫn tĩnh.